Przeprowadzenie inwentaryzacji to ogół czynności sprawdzających stan majątku, których celem jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Przy czym za wykonanie obowiązków związanych ze spisem z natury składników majątkowych odpowiedzialny jest wyłącznie kierownik jednostki.
(Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 r. z późn. zm.– jak w art.4 ust.3 pkt 3 i art.4 ust.5)
W wielu jednostkach – prywatnych i publicznych – kierownik jednostki wydaje polecenie, aby dział księgowości „zajął się przeprowadzeniem inwentaryzacji”. Niestety, zgodnie z polskim prawem, kierownik jednostki nie może tego obowiązku – odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury – scedować na (głównego) księgowego jednostki, ani na żadnego innego pracownika jednostki.
Jednak przepisy Ustawy o Rachunkowości nie wykluczają możliwości zlecenia przeprowadzenia spisu z natury innemu podmiotowi , specjalizującemu się w świadczeniu usług inwentaryzacyjnych. Może to być spółka, lub jednostka nieposiadająca osobowości prawnej, ale niebędąca odpowiednio pracownikiem, wspólnikiem, udziałowcem tej jednostki.
Biorąc pod uwagę fakt, iż nieprzestrzeganie przepisów ustawy przez jednostkę zagrożone jest sankcjami– karą grzywny i/lub karą pozbawienia wolności do lat 2– jak w art. 77 ustawy, dlatego jedynie od kierownika danej jednostki zależeć będzie podjęcie decyzji o zleceniu firmie zewnętrznej przeprowadzenia usługi inwentaryzacyjnej drogą spisu z natury.
Podstawowym celem spisu z natury jest przedstawienie prawdziwego obrazu stanu majątku i jego odpowiednie powiązanie pod względem ilości oraz jakości ze stanem majątku wykazanym w księgach rachunkowych.
Natomiast osiągnięcie tego celu jest możliwe, gdy zaangażujemy do tego staranne i kompetentne osoby, niezainteresowane wynikami spisu, a także sprawdzone metody pracy, odpowiednią identyfikację składników majątkowych oraz komisyjny i wiarygodny zapis.
Zlecenie przeprowadzenia inwentaryzacji firmie WalterFried, która zajmuje się takimi sprawami na co dzień, gwarantuje m.in.:
- Profesjonalizm (doskonale wiemy jak rozwiązać problemy klientów zw. z zarządzaniem majątkiem, na co trzeba i warto zwrócić uwagę, jak działać od A do Z, jak sprostać zapotrzebowaniom klientów, żeby uporządkować, wprowadzić dobre praktyki oraz zgodne z przepisami prawa, czynności i zasady)
- Dokładność (wykonywanie projektów inwentaryzacyjnych od początku do końca to nasza praca, na tym się skupiamy i dobrze to wykonujemy; natomiast pomysły wielu kierowników jednostek, żeby oddelegowywać pracowników swojej jednostki od codziennych obowiązków do czasowej pracy przy inwentaryzacji rodzi wiele zastrzeżeń i niepotrzebnych konfliktów),
- Bezstronność (przeprowadzenie kontroli majątku ma na celu ustalenie stanu faktycznego, a także „wyprostowanie” spraw związanych z zarządzaniem majątkiem).